Developed by JoomVision.com

OSBB



Курс долара

Нормативні акти

 

rish MR
rish VK
rozpor MG reg akts

 

 

від 29.02.2012 року № 49-р "Про ведення баз персональних даних відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування Хмельницької міської ради"
Четвер, 01 березня 2012, 11:30

 

Україна
Хмельницький міський голова
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 29.02.2012 року № 49-р

Про ведення баз персональних даних відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування Хмельницької міської ради

 

З метою створення умов для забезпечення захисту персональних даних осіб, представлених для нагородження державними нагородами, відзнаками Хмельницької міської ради, виконавчого комітету та міського голови, а також персональних даних працівників виконавчих органів міської ради від незаконної обробки, а також від незаконного доступу до них, керуючись Законом України "Про захист персональних даних", Типовим порядком обробки персональних даних у базах персональних даних, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2011 року № 3659/5:

 

1. Встановити, що персональні дані працівників виконавчих органів міської ради та керівників підприємств, установ та організацій, які перебувають у комунальній власності міста, обробляються в базі персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" та у інформаційній (автоматизованій) системі Хмельницької міської ради "Personnel-2000".

2. Встановити, що персональні дані осіб, представлених для нагородження державними нагородами, відзнаками Хмельницької міської ради, виконавчого комітету та міського голови, обробляються у базі персональних даних Хмельницької міської ради "Нагородження".

3. Затвердити Порядок обробки персональних даних у базах персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри", "Нагородження" та у інформаційній (автоматизованій) системі Хмельницької міської ради "Personnel-2000" (додається).

4. Відповідальним за обробку і захист персональних даних у базах персональних даних "Кадри", "Нагородження" призначити відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування.

5. Відповідальним за обробку даних в інформаційній (автоматизованій) системі "Personnel-2000" призначити відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування, а відповідальним за організацію та проведення робіт із захисту інформації у вказаній інформаційній системі - міське комунальне підприємство "Хмельницькінфоцентр".

6. Завідуючому відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування КОСТЕНЕЦЬКОМУ Ігорю Леонідовичу та директору міського комунального підприємства "Хмельницькінфоцентр" АНДРІЇШИНІЙ Валентині Володимирівні:

6.1. У двотижневий термін забезпечити ознайомлення під підпис підлеглих працівників з Порядком, затвердженим пунктом 3 цього розпорядження, а також оформлення працівниками, діяльність яких пов'язана з обробкою та захистом персональних даних, відповідних зобов'язань щодо збереження інформації з обмеженим доступом.

6.2. У двомісячний термін забезпечити розроблення, погодження і затвердження в установленому порядку відповідних змін до положень про виконавчі органи міської ради та посадових інструкцій працівників, діяльність яких пов'язана з використанням і захистом персональних даних.

6.3. В термін до 01 січня 2013 року забезпечити проведення оцінки стану обробки персональних даних у базах, які використовуються відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування, та вжити необхідних заходів щодо приведення процедур їх обробки у відповідність до Порядку, затвердженого пунктом 3 цього розпорядження.

7. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючу справами виконавчого комітету ЧЕРЕВЧЕНКО Людмилу Петрівну.

 

Міський голова С. Мельник

 

ДОДАТОК

до розпорядження

від 29.02.2012 р. № 49-р

 

ПОРЯДОК

обробки персональних даних у базах персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри", "Нагородження" та у інформаційній (автоматизованій) системі Хмельницької міської ради "Personnel-2000"

 

1. Загальні положення

 

1.1. Порядок обробки персональних даних (далі - Порядок) розроблено з метою створення умов для забезпечення захисту цих даних від незаконної обробки, а також від незаконного доступу до них, належного захисту прав працівників при обробці їх персональних даних відповідно до вимог ст. 24 Закону України "Про захист персональних даних" від 01 червня 2010 року № 2297-VІ (далі - Закон № 2297).

1.2. Порядок встановлює вимоги до обробки персональних даних у базі персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" (далі - БПД "Кадри"), базі персональних даних Хмельницької міської ради "Нагородження" (далі - БПД "Нагородження") та у інформаційній (автоматизованій) системі Хмельницької міської ради "Personnel-2000" (далі - ІС "Personnel-2000") відповідно до законодавства України: Конституції України, Закону №2297, Закону України "Про інформацію" від 02 жовтня 1992 року № 2657-ХІІ (далі - Закон № 2657), Закону України "Про ратифікацію Конвенції про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних та Додаткового протоколу до Конвенції про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних стосовно органів нагляду та транскордонних потоків даних" від 06 липня 2010 року № 2438-VI, Закону України "Про оплату праці" від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР, Закону України "Про захист інформації в автоматизованих системах" від 05 липня 1994 року №80/94-ВР.

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

- автентифікація - процедура встановлення належності працівникові Хмельницької міської ради бази персональних даних пред'явленого ним ідентифікатора;

- авторизація - процедура отримання дозволу на проведення дій з обробки персональних даних у базі персональних даних у складі інформаційної (автоматизованої) системи;

відповідальна особа - особа, на яку відповідно до її службових, трудових, професійних обов'язків покладена організація роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

- ідентифікація - процедура розпізнавання користувача в системі, як правило, за допомогою наперед визначеного імені (ідентифікатора) або іншої інформації про нього, яка сприймається інформаційною (автоматизованою) системою.

1.4. Персональними даними вважаються відомості про фізичну особу, що містяться в первинних та інших джерелах інформації про фізичну особу, в алфавітно-цифровому, графічному чи фотоформаті, аудіо/кіно/відео записах на паперових чи електронних носіях, щодо яких застосовуються загальні чи особливі вимоги обробки, що стосуються фізичної особи безпосередньо або відповідно до яких фізична особа може бути конкретно ідентифікована за допомогою реєстраційного номера облікової картки платника податків або одного чи більше факторів, притаманних фізичним, фізіологічним, розумовим, економічним, культурним чи соціальним аспектам її особистості. Відповідно до рішення Конституційного Суду України від 20 січня 2012 року №2-рп/2012 до них можуть бути віднесені: національність, освіта, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров'я, матеріальний стан, адреса, дата і місце народження, місце проживання та перебування тощо, дані про особисті майнові та немайнові відносини з іншими особами, зокрема з членами сім'ї, а також про події та явища, що відбувалися або відбуваються у побутовому, інтимному, товариському, професійному, діловому та інших сферах життя особи.

Обробкою персональних даних вважається будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу.

1.5. Персональні дані працівників виконавчих органів Хмельницької міської ради та призначених на посади міським головою керівників підприємств, установ та організацій, які перебувають у комунальній власності міста (далі - працівників), обробляються у БПД "Кадри" та ІС "Personnel-2000" з метою забезпечення реалізації відносин у сфері управління людськими ресурсами відповідно до Законів України "Про державну службу", "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про місцеве самоврядування в Україні" та Кодексу Законів про працю України щодо:

  • ведення кадрового діловодства;
  • підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої звітної інформації з питань персоналу;
  • підготовки внутрішніх документів з питань реалізації визначених законодавством України, колективним договором та іншими розпорядчими документами Хмельницької міської ради, виконавчого комітету та Хмельницького міського голови прав та обов'язків працівника і роботодавця у сфері трудових правовідносин та соціального захисту.

1.6. Персональні дані осіб, представлених до нагородження державними нагородами та відзнаками Хмельницької міської ради та Хмельницького міського голови обробляються у БПД "Нагородження" з метою забезпечення реалізації відносин у сфері управління людськими ресурсами відповідно до Закону України "Про державні нагороди України", Указів Президента України "Про почесні звання України" від 30.04.2002 року №426/2002 та від 19.02.2003 року № 138/2003 "Про Порядок представлення до нагородження та вручення державних нагород України", постанови Кабінету Міністрів України від 20.08.2008 року № 728 "Про Почесну грамоту Кабінету Міністрів України", розпорядження Кабінету Міністрів України від 26.10.2000 року № 423-р "Деякі питання запровадження заохочувальних відзнак Прем'єр-міністра України" та іншими нормативно-правовими документами.

1.7. Персональні дані фізичних осіб, які містяться у базах персональних даних, за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом. До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про її національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров'я, а також державної реєстрації та/або місця фактичного проживання, дата і місце народження, а також інформація, визначена в рішенні Конституційного Суду України від 20 січня 2012 року №2-рп/2012.

1.8. Персональні дані незалежно від їх природи, змісту, способів та форм обробки відомостей, застосування загальних чи особливих вимог обробки, а також незалежно від ступеню зв'язку з фізичною особою повинні оброблятися відповідно до встановлених принципів обробки персональних даних фізичних осіб. Зокрема, принципами обробки персональних даних у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" є:

1) принцип законності: персональні дані повинні оброблятися лише на законних підставах;

2) принцип сумісності: персональні дані повинні отримуватись із конкретними законними цілями та оброблятися відповідно до них;

3) принцип адекватності і ненадлишковості: персональні дані повинні бути адекватними, не надлишковими, відповідати цілям обробки;

4) принцип точності: персональні дані повинні бути точними та акуратними;

5) принцип строковості зберігання: персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 або іншими нормативно-правовими документами України;

6) принцип дотримання прав фізичної особи: персональні дані повинні оброблятися з дотриманням прав суб'єкта персональних даних, включаючи право на доступ до них;

7) принцип захищеності: персональні дані повинні оброблятися з дотриманням вимог щодо їх захисту;

8) принцип транскордонної захищеності: персональні дані не повинні передаватись іноземним суб'єктам відносин, пов'язаних із персональними даними, без належного захисту.

1.9. Персональні дані обробляються у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" без залучення розпорядника баз персональних даних.

1.10. Персональні дані можуть передаватись у встановленому законодавством порядку третім особам, якими вважаються будь-які фізичні особи, крім працівників виконавчих органів Хмельницької міської ради, чи юридичні особи, крім уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, яким може здійснюватись передача персональних даних.

1.11. Відділ кадрової роботи веде облік:

  • фактів надання та позбавлення працівників права доступу до персональних даних та їх обробки;
  • спроб та фактів несанкціонованих та/або незаконних дій з обробки персональних даних.

 

2. Обробка персональних даних

 

2.1. Збирання персональних даних здійснюється працівниками відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування (далі - відділу кадрової роботи) при підготовці нагородних документів чи документів про застосування заохочень, укладанні або зміні умов трудового договору, а також за необхідності, у період роботи працівника відповідно до мети та принципів обробки персональних даних у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000".

2.2. Зокрема при підготовці нагородних документів для відзначення державними нагородами, Почесними грамотами та Грамотами Верховної ради України, Кабінету Міністрів України, відзнаками Національного агентства України з питань державної служби, Почесними грамотами, грамотами та подяками обласної державної адміністрації чи обласної ради, Почесними відзнаками Хмельницької міської ради та міського голови, Почесними грамотами, грамотами чи подяками виконкому Хмельницької міської ради підприємствами, установами чи організаціями подаються клопотання які містять ідентифікаційні дані (ім'я, адреса, телефон тощо); паспортні дані; особисті відомості (вік, стать тощо); інформацію щодо реєстраційного номеру облікової картки платника податків, адресу реєстрації чи адресу фактичного проживання, про освіту; професію, психологічні дані (особистість, характер тощо); членство в політичних партіях тощо.

2.3. Зокрема, при укладенні трудового договору фізична особа особисто подає листок з обліку кадрів, автобіографію, декларацію про майно, доходи, витрати та зобов'язання фінансового характеру, оригінали та копії паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, військового квитка (для військовозобов'язаних), документів про освіту, спеціальність, кваліфікацію, підвищення кваліфікації, вчені звання та наукові ступені в обсязі, що підтверджує відповідність працівника кваліфікаційним вимогам, а також документів про стан здоров'я в обсязі, необхідному для забезпечення вимог трудового законодавства, наявність групи інвалідності чи пільг, передбачених чинним законодавством, довідку про допуск до державної таємниці (у разі наявності) та копію довідки про присвоєння реєстраційного номеру облікової картки платника податків.

При зміні умов трудового договору або з інших підстав у періоди роботи, зумовлених змінами в організації виробництва і праці або змінами факторів, притаманних фізичним, фізіологічним, розумовим, економічним, культурним чи соціальним аспектам фізичної особи, працівник подає оригінали та копії документів, які згідно із законодавством мають бути ним подані для підтвердження його спроможності виконувати нові трудові обов'язки або необхідності змінити істотні умови праці чи для надання визначених законодавством України або колективним договором чи іншими документами гарантій, компенсацій, пільг.

2.4. Під час формування особових справ працівників відділ кадрової роботи може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

"Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу кадрової роботи підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата"

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою відділу кадрової роботи.

2.5. Забороняється вимагати від фізичної особи надання оригіналів та/або копій документів, подання яких не передбачено законодавством та/або які не потрібні для підтвердження права фізичної особи на реалізацію визначених законодавством України або колективним договором чи іншими нормативними документами Хмельницької міської ради гарантій, компенсацій, пільг.

Працівники надають інформацію про членство в професійних спілках лише за власним бажанням шляхом подання відповідної заяви про відрахування з його заробітної плати профспілкових внесків з наступним їх перерахуванням на рахунки відповідних органів профспілкової організації. Якщо профспілкові внески сплачуються працівником самостійно, то членство в професійних спілках може бути підтверджено відповідними документами, виданими працівнику в установленому порядку профспілковою організацією, копії яких підтверджуються в порядку, зазначеному в пункті 2.4. цього Порядку.

У разі ненадання працівником до відділу кадрової роботи Хмельницької міської ради інформації про членство в професійних спілках, вважається, що такий працівник не є членом професійних спілок, що діють у виконавчих органах міської ради.

2.6. При прийнятті на службу до виконавчих органів Хмельницької міської ради проводиться спеціальна перевірка відомостей (персональних даних), проведення якої та порядок її організації регламентуються Законом України "Про засади запобігання і протидії корупції" та Указом Президента України № 33/2012 від 25 січня 2012 року "Про Порядок організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов'язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування".

Перевірка персональних даних особи проводиться за письмовою згодою кандидата на заміщення посади. У разі ненадання згоди спеціальна перевірка не проводиться і питання щодо призначення або підготовки подання для призначення на відповідну посаду не розглядається.

2.7. При укладенні трудового договору, крім оригіналів та копій документів, фізична особа також подає власноруч заповнені нею листок з обліку кадрів та автобіографію, в яких зазначає інформацію, необхідну для заповнення особової картки працівника.

При укладенні трудового договору фізична особа надає згоду на збір та обробку персональних даних у БПД "Кадри" та ІС "Personnel-2000". Така згода оформляється письмово шляхом власноручного заповнення та підпису працівником тексту, викладеного в його заяві на прийом на роботу або розгляду кандидатури на конкурсній комісії чи на окремому аркуші паперу, такого змісту:

 

"ЗГОДА

на збір та обробку персональних даних

 

Я, ___________________________________________________________________________,

народився (народилась) "____"___________ _______ року, паспорт серії_____ № ___________) шляхом підписання цього тексту, відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" від 01 червня 2010 року №2297-VI надаю згоду Хмельницькій міській раді на обробку моїх персональних даних у базі персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" (в т.ч. у паперових картотеках та за допомогою інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000"), з метою ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також внутрішніх документів Хмельницької міської ради з питань реалізації визначених законодавством і колективним договором прав та обов'язків у сфері трудових відносин і соціального захисту.

Зобов'язуюсь при зміні моїх персональних даних надавати у найкоротший термін відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування Хмельницької міської ради уточнену інформацію та подавати оригінали відповідних документів для внесення моїх нових особистих даних до бази персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000".

 

"___"_______ 20___ року _________________________ ( ________________________ ) ".

(підпис) (прізвище та ініціали)

 

Відповідальний працівник відділу кадрової роботи перевіряє правильність та достовірність заповнення працівником згоди на збір та обробку персональних даних і посвідчує її написом нижченаведеного змісту та печаткою відділу кадрової роботи:

 

"Особу та підпис ___________________________________________________ перевірено

(прізвище, ім'я та по батькові працівника)

Головний спеціаліст відділу кадрової роботи _______________( ___________________ )

(підпис) (прізвище та ініціали)

М.П."

 

Належно оформлена згода на обробку персональних даних з розпискою зберігається в особовій справі працівника протягом усього строку обробки персональних даних.

2.8. Персональні дані працівників, відображені у зібраних при укладанні трудового договору відповідних документах, та осіб, представлених для нагородження, накопичуються працівниками відділу кадрової роботи в особових справах, також відповідна інформація заноситься до БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000".

Відповідальним за обробку та збереження інформації про персональні дані, що містяться у БПД "Кадри" та БПД "Нагородження" є відділ кадрової роботи. Відповідальним за обробку персональних даних у ІС "Personnel-2000" є відділ кадрової роботи, а за організацію та проведення робіт із захисту інформації в системі - міське комунальне підприємство "Хмельницькінфоцентр".

2.9. При поданні письмової згоди на обробку персональних даних працівник або особа, яка претендує на зайняття посади отримує від працівників відділу кадрової роботи повідомлення про його права, мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані. Повідомлення здійснюється шляхом вручення працівнику тексту наступного змісту:

 

"ПОВІДОМЛЕННЯ

про включення персональних даних до бази персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри"

 

Повідомляємо, що надані Вами відомості включені до бази персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" (в т.ч. до паперових картотек та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000") з метою ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також внутрішніх документів Хмельницької міської ради з питань реалізації визначених законодавством і колективним договором прав та обов'язків у сфері трудових відносин і соціального захисту.

Відповідно до ст.8 Закону України "Про захист персональних даних" суб'єкт персональних даних має право:

1) знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та / або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;

2) отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

3) на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

4) отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

5) пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;

6) пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

7) на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

8) звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

9) застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних."

 

2.10. Факт отримання вищезазначеного повідомлення працівник підтверджує шляхом власноручного підпису тексту, який у подальшому зберігається в його особовій справі:

"Я,____________________________________________________________________, посвідчую, що отримав повідомлення про включення інформації про мене до бази персональних даних Хмельницької міської ради "Кадри" (в т.ч. до паперових картотек та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000") з метою ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також з питань реалізації визначених законодавством і колективним договором прав та обов'язків у сфері трудових відносин і соціального захисту, а також відомості про мої права, визначені Законом України "Про захист персональних даних", і про осіб, яким мої дані надаються, для виконання зазначеної мети.

"___"_____________ 20___ року ____________________ ( ____________________ )". (підпис) (прізвище та ініціали)

 

2.11. У разі зміни змісту чи обсягу персональних даних, відображених у БПД "Кадри" та ІС "Personnel-2000", працівники зобов'язані у найкоротший термін подати відповідальній особі відділу кадрової роботи письмову заяву з проханням внести зміни до бази персональних даних із зазначенням у ній уточненої інформації та надати оригінали відповідних документів для внесення нових особистих даних до баз персональних даних.

 

3. Захист персональних даних

 

3.1. Персональні дані можуть використовуватись лише тими працівниками та посадовими особами виконавчих органів Хмельницької міської ради, які за своїми трудовими обов'язками мають їх враховувати при вирішенні питань щодо забезпечення здіснення прав та виконання обов'язків працівників у сфері трудових та соціальних правовідносин, та лише в обсязі, необхідному для виконання трудових обов'язків у частині реалізації вищеназваних прав та обов'язків працівників та/або Хмельницької міської ради.

Завідуючий відділом кадрової роботи здійснює контроль за доступом працівників та посадових осіб Хмельницької міської ради до інформації, розміщеної у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000", лише в межах та в обсязі, що необхідні для виконання їх посадових обов'язків та поставлених завдань.

3.2. Персональні дані працівників виконавчих органів Хмельницької міської ради та осіб, представлених для нагородження, розміщені у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000", у межах Хмельницької міської ради передаються від одного структурного підрозділу до іншого лише тими працівниками цих підрозділів, які в установленому порядку мають право доступу до відповідних даних, з відміткою факту передачі на копії відповідного документу, що залишається в особи, яка передала ці дані. Зокрема, на копії документа особа, яка отримала документ чи копію документа, що містить інформацію про персональні дані працівника, робить напис такого змісту:

 

"Отримав(ла) ________________________________ _____________ __________________

(назва посади та структурного підрозділу) (підпис) (прізвище та ініціали)

"____"___________ 20____ року".

 

3.3. Працівники та посадові особи Хмельницької міської ради, які відповідно до своїх професійних чи службових обов'язків використовують персональні дані, зобов'язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання є чинним і після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, у тому числі й після переведення на іншу посаду чи звільнення.

Для забезпечення нерозголошення у будь-який спосіб персональних даних працівники виконавчих органів Хмельницької міської ради, які мають доступ до них, та працівники міського комунального підприємства "Хмельницькінфорцентр", які здійснюють організацію та проведення робіт із захисту інформації у ІС "Personnel-2000", надають зобов'язання щодо збереження інформації з обмеженим доступом такого змісту:

 

"ЗОБОВ'ЯЗАННЯ

щодо збереження інформації з обмеженим доступом

 

Я, ________________________________________________________, зобов'язуюсь:

(прізвище, ім'я, по батькові)

- дотримуватись вимог законів і нормативно-правових актів України, нормативно-розпорядчих актів Хмельницької міської ради, виконавчого комітету та Хмельницького міського голови, які регламентують роботу з інформацією з обмеженим доступом;

- без дозволу керівництва не поширювати, не передавати фізичним та юридичним особам та не допускати розголошення будь-яким способом довіреної мені або такої, що стала мені відомою в процесі виконання професійних, службових чи трудових обов'язків, інформації з обмеженим доступом з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000";

- без дозволу керівництва Хмельницької міської ради не передавати та не поширювати будь-яким способом інформації з обмеженим доступом, яка стала мені відомою у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків, або іншим працівникам виконавчих органів Хмельницької міської ради, які за своїми функціональними чи посадовими обов'язками не мають відношення до використання інформації з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000";

- не використовувати інформацію з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000" для будь-яких цілей чи діяльності, крім діяльності, пов'язаної з виконання мною моїх трудових обов'язків;

- на період моєї відпустки всі носії інформації з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000", які будуть у моєму користуванні, передавати іншому працівнику чи посадовій особі, яка буде виконувати мої трудові обов'язки на період моєї відпустки;

- негайно доповідати керівництву про факти розголошення інформації з обмеженим доступом чи втрати матеріальних носіїв з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000", ключів від службових приміщень, металевих шаф, печаток, особистих ідентифікаторів доступу, а також про намагання сторонніх осіб у будь-який спосіб отримати від мене інформацію, що становить персональні дані;

- при переведенні на іншу посаду та при звільненні з роботи всі носії інформації з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000", технічні засоби для роботи з цією інформацією, які надавались мені в користування, передавати визначеним керівництвом посадовим особам у встановленому порядку;

- при переведенні на іншу посаду та при звільненні з роботи не використувати з будь-якою метою або в інтересах інших осіб будь-які відомі мені відомості з баз персональних даних "Кадри", "Нагородження" та інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000".

Мені відомо, що у разі порушення мною цього зобов'язання я буду нести відповідальність, встановлену законами України.

Я підтверджую, що не маю перед будь-якою особою жодних зобов'язань, що суперечать цьому зобов'язанню чи обмежують мою професійну діяльність з персональними даними.

Я згоден (згідна) з тим, що будь-які документи, які розроблятимуться мною чи спільно з іншими працівниками підприємства під час моєї трудової діяльності та міститимуть персональні дані працівників, є власністю Хмельницької міської ради та підпадають під дію законодавства про захист персональних даних.

Я згоден (згідна) з тим, що Хмельницька міська рада з метою захисту своїх інтересів та здійснення контролю за дотриманням мною законодавства про захист персональних даних може здійснювати контроль за моїм доступом до інформаційної (автоматизованої) системи "Personnel-2000" та до мережі Інтернет, а також інші види контролю.

З нормами чинного законодавства у сфері захисту персональних даних відповідними розпорядчими документами Хмельницької міської ради, виконавчого комітету та Хмельницького міського голови ознайомлений (-на):

"____"__________20___ року ___________________ __________________________ ".

(підпис) (прізвище та ініціали)

 

Оформлені належним чином зобов'язання щодо збереження інформації з обмеженим доступом зберігаються в особових справах відповідних працівників.

3.4. Обробка персональних даних в інформаційній (автоматизованій) системі "Personnel-2000" може здійснюватись із застосуванням засобів мережевого захисту від несанкціонованого доступу під час обробки персональних даних.

3.5. Працівники відділу кадрової роботи допускаються до обробки персональних даних лише після їх авторизації.

Доступ осіб, які не пройшли процедуру ідентифікації та/або автентифікації, повинен блокуватись.

В інформаційній (автоматизованій) системі, де обробляються персональні дані, може здійснюватись реєстрація, зокрема:

- результатів ідентифікації та/або автентифікації працівників відділу кадрової роботи;

- дій з обробки персональних даних;

- факту встановлення ознаки "Підтвердження надання згоди на обробку персональних даних у базі персональних даних" за допомогою управляючих елементів веб-ресурсів, інтерфейсів користувача програмного забезпечення;

- результатів перевірки цілісності засобів захисту персональних даних.

Реєстраційні дані захищаються від модифікації та знищення. Реєстраційні дані повинні зберігатися та надаватися за вмотивованою вимогою для аналізу суб'єктам відносин, пов'язаним із персональними даними. Хмельницька міська рада забезпечує антивірусний захист в інформаційній (автоматизованій) системі та використання технічних засобів безперебійного живлення елементів інформаційної (автоматизованої) системи.

3.6. Працівники відділу кадрової роботи здійснюють обробку персональних даних у картотеках з урахуванням таких вимог:

- документи, що містять персональні дані, формуються у справи залежно від мети обробки персональних даних;

- справи з документами, що містять персональні дані, повинні мати внутрішні описи документів із зазначенням мети обробки і категорії персональних даних;

- картотеки зберігаються у приміщеннях (шафах, сейфах), захищених від несанкціонованого доступу.

Двері у приміщеннях (шафах, сейфах) повинні бути обладнані замком або контролем доступу.

3.7. Поширення персональних даних з БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" дозволяється лише за згодою суб'єкта персональних даних (працівника). Без згоди суб'єкта персональних даних поширення персональних даних дозволяється у випадках, визначених законодавством, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Поширення персональних даних з БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" здійснюється з дотриманням порядку, встановленого законодавством України. Зокрема, сторона (третя особа), якій передаються персональні дані з БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000", повинна попередньо вжити заходів щодо забезпечення виконання вимог Закону № 2297. Відповідальна особа Хмельницької міської ради перед прийняттям рішення про необхідність та/або можливість передачі третій особі персональних даних з БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" має пересвідчитись щодо наявності законних підстав для передачі персональних даних або письмових доказів того, що третя особа взяла на себе зобов'язання забезпечити виконання вимог Закону № 2297 щодо отримування персональних даних (наявність відповідних листів, договорів, угод, зобов'язань тощо).

Доступ до персональних даних надається в порядку, встановленому Законом №2297. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону №2297 або неспроможна їх забезпечити.

3.8. Знищення персональних даних БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" здійснюється працівниками відділу кадрової роботи у порядку, встановленому відповідно до вимог закону із застосуванням методів знищення, які б виключали можливість подальшого їх відновлення.

Персональні дані БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" знищуються у разі закінчення строку їх зберігання, встановленого згідно із законодавством, або набрання законної сили рішенням суду щодо вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.

3.9. У разі, якщо персональні дані у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" є недостовірними чи неточними, працівники відділу кадрової роботи на вимогу працівника зобов'язані забезпечити внесення необхідних змін до БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" на підставі наданих працівником документів або посвідчених у встановленому порядку їх копій. При цьому недостовірні персональні дані на вимогу працівника мають бути знищені.

3.10. Відомості, зазначені в деклараціях про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, які містяться у БПД "Кадри" зберігаються у відповідності до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.01.2012 року № 16 "Про затвердження Порядку зберігання документів і використання відомостей, зазначених у деклараціях про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента".

3.11. Завідуючий відділом кадрової роботи та директор міського комунального підприємства "Хмельницькінфоцентр" щороку вживають необхідних організаційних та технічних заходів з метою забезпечення процедури обробки персональних даних відповідно до вимог законодавства, належного рівня захисту персональних даних від несанкціонованого та незаконного доступу інших осіб. Зокрема, такими заходами мають бути:

- оцінка поточних процесів та процедур обробки персональних даних з метою приведення їх у відповідність до вимог законодавства України з питань захисту персональних даних;

оцінка відповідності застосовуваних способів обробки персональних даних встановленій меті їх обробки;

- оцінка адекватності, ненадлишковості, відповідності оброблюваних персональних даних меті їх обробки;

- оцінка точності, достовірності та процесів оновлення, у разі необхідності, персональних даних, що обробляються;

- оцінка термінів зберігання персональних даних, визначення наявності чи відсутності даних, які зберігаються довше, ніж це необхідно;

- забезпечення захисту персональних даних у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000" від незаконної їх обробки, а також незаконного доступу до них;

- перевірка наявності законних підстав для доступу до персональних даних третіх осіб та для передачі персональних даних третім особам.

За результатами вжитих заходів завідуючий відділом кадрової роботи та директор міського комунального підприємства "Хмельницькінфоцентр" у разі потреби щороку до 31 грудня вносять пропозиції керівництву Хмельницької міської ради щодо поліпшення стану роботи з обробки та захисту персональних даних у БПД "Кадри", БПД "Нагородження" та ІС "Personnel-2000".

 

 


Останнє оновлення на Четвер, 01 березня 2012, 11:59
 
 

(c) Хмельницька міська рада, виконавчий комітет
(c) Офіційний сайт розроблений і супроводжується ХМКП "Хмельницькінфоцентр"
Використання матеріалів дозволяється за умови обов'язкового посилання на джерело  www.khmelnytsky.com

E-mail:

rada@khmelnytsky.com

Поштова адреса:
вул. Гагаріна, 3
м. Хмельницький
29013, Україна
тел./факс: (0382) 76 45 02