11. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних та внутрішніх документів

Пошук по сайту

П'ятниця, 25 вересня 2009, 11:08

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.
Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.
11.3. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства .
На лицевій стороні останнього аркуша вихідного документа зазначається прізвище, ініціали та номер службового телефону його виконавця, на звороті останнього аркуша ініціали імені та прізвища особи, яка надрукувала документ, кількість надрукованих примірників та дата друкування.
11.4. Організаційно-розпорядчі документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів міської ради друкуються на бланках встановленого зразка.
11.5. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах.
Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами заступників міського голови, візуються у встановленому цим пунктом порядку виконавцями документів, керівниками виконавчих органів, до компетенції яких вони стосуються.
Віза складається з прізвища посадової особи, особистого підпису, дати.
11.6. Інформація (звіт) про стан виконання Законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, інших нормативних актів органів державної влади, що подається відповідно голові обласної ради або голові обласної державної адміністрації, підписується міським головою, а у разі його відсутності – виконуючим обов’язки голови або першим заступником міського голови.
11.7. Вихідні документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис не менше ніж у трьох примірниках при наявності необхідних віз на другому примірнику документів.
11.8. На підпис міському голові документи подаються загальним відділом щоденно о 16 годині через помічника міського голови. Подані до загального відділу, після 16 години документи передаються на підпис міському голові наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.
11.9. Підписані міським головою та його заступниками вихідні документи разом з реєстраційно-контрольною карткою передаються до загального відділу.
Усі документи, що надсилаються з виконкому, приймаються і реєструються в базі “Канцелярія” загальним відділом щоденно, крім вихідних та святкових днів. Документи, що надійшли до загального відділу до 16 години і які не потрібно розмножувати, надсилаються адресатам цього ж дня.
11.10. Перед відправкою в загальному відділі перевіряється:
11.10.1. правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
11.10.2. наявність підпису, посади і прізвища посадової особи, яка підписала документ;
11.10.3. наявність адреси і поштового індексу, заголовка документа;
11.10.4. наявність прізвища і особистого підпису виконавця, номера його телефону і дати на другому екземплярі документа.
11.11. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Відділам та управлінням міської ради, деяким іншим установам, що розташовані в центрі міста, документи доставляються під розписку після 15 години працівником загального відділу.
11.12. Вихідні документи (подання, пропозиції, прохання), службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, та інші документи, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль загальним відділом у день реєстрації та відправки адресатам.
11.13. Контроль за повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.
11.14. Контроль за термінами виконання вихідних документів здійснюється загальним відділом, а також відділами, з ініціативи яких підготовлені документи чи до компетенції яких вони відносяться.

Сертифіковано в Україні