Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію виконавчих органів Хмельницької міської ради та Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Указу Президента України від 05.05.2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити перелік відомостей, що становлять службову інформацію виконавчих органів Хмельницької міської ради згідно з додатком 1.

2. Затвердити Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що станов­лять службову інформацію (далі - Інструкцію) згідно з додатком 2.

3. Відділу з питань оборонно-мобілізаційної і режимно-секретної роботи та взаємодії з правоохоронними органами (М. Грижбовському) за­безпечити виконання вимог зазначеної Інструкції.

4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючу справами виконавчого комітету Л. Черевченко.

Міський голова                                                                                                       С. Мельник

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 04.07.11.  № 36-р

Перелік

відомостей, що становлять службову інформацію

виконавчих органів Хмельницької міської ради.

1.      До службової інформації належать:

1.1. Інформація, що міститься в документах виконавчих органів міської ради, які становлять внутрівідомчу кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації та зауваження, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

1.2. Стосовно сфери оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

2. Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Керуюча справами виконавчого комітету                                                                 Л. Черевченко

ІНСТРУКЦІЯ

з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять

службову інформацію

Загальні положення

1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і вико­ристання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію  виконавчих органів Хмельницької міської ради.

2. Ведення діловодства, що містить службову інформацію з грифом «Для службового користування» здійсню­ється відділом з питань оборонно-мобілізаційної і режимно-секретної роботи та взаємодії з правоохоронними органами (надалі Відділ).

3. Посадові особи, які забезпечують облік, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію  у виконавчих органах Хмельницької міської ради, підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Посадовим особам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється пові­домляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих до­кументах, якщо це не викликано службовою потребою.

4. Керівники виконавчих органів міської ради несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Приймання і облік документів

5. На документи з грифом "Для службового користування", як пра­вило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з гри­фом "Для службового користування", що надходить до Хмельницької міської ради, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається у Відділі посадовими особами допущеними до роботи з таки­ми документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровід­ному листі.

6. Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "Для службового користу­вання" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до Відділу.

7. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

8. Облік документів та видань з грифом "Для службового користу­вання" ведеться в журналах за формою згідно з додатком 1 Інструкції, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користу­вання" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у жур­налах за формою згідно з додатком 2 до Інструкції.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опеча­туються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сто­рінок у журналі, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою "Для пакетів".

9. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

10. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники, управлінь та відділів Хмельницької міської ради у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

11. При друкуванні документів, що містять службову інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер при­мірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному до­кументі. До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "Для службового користування" може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телеко­мунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з розпорядженням міського голови за наявності атестата відпо­відності комплексної системи захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазна­чається кількість надрукованих примірників, номера адресатів, прізвище вико­навця та друкарки, дату друкування документа, номер телефону виконавця.

12. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" передаються для реєстрації відповідальній особі, яка здійснює їх облік.

13. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, з кур'єрами організацій.

14. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користу­вання", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержу­вача та відправника, номери вкладених документів з проставленням поз­начки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового ко­ристування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ, яким вони надсилаються.

Формування виконаних документів у справи

15. Документи з грифом "Для службового користування" після їх ви­конання формуються у справи. Порядок формування цих справ передба­чається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі жур­нали на документи з грифом "Для службового користування".

16. В управліннях і відділах міської ради, у діяльності яких створю­ється незначна кількість документів з грифом "Для службового користу­вання", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "До­кументи з грифом "Для службового користування".

17. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути відне­сені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкла­динках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

18. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

Використання документів.

19. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи , які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з Відділом, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях міського голови.

Працівники, які допускаються до роботи з матеріальними носіями інформації з грифом "Для службового користування", визначаються  міським головою за затвердженими списками.

20. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих ви­ставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності

21. Документи з грифом "Для службового користування" повинні збе­рігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно зами­каються та опечатуються.

22. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням міського голови.

23. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користу­вання" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново дово­диться до відома міського голови та Відділу, а також письмово повідомляється орган СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

24. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструк­ції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

25. Стосовно інших питань, не врегульованих цією Інструкцією, керуватись Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893.

Керуюча справами виконавчого комітету                                                                 Л. Черевченко

ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"